お客さまや案件が増えてきて、「誰が今どの段階で、何待ちなのか」が追えなくなってきた——この記事は、そんな運用担当の方に向けて書いています。
先に結論をお伝えします。Lステップは、配信の道具であると同時に、「案件台帳」にできます。 つまり、「誰が・今どの段階で・どこで詰まっているか」を一元的に見える形にできるのです。ただし、よくある「対応マーク（未対応／対応中／完了）を付けるだけ」では、対応漏れは消えません。大事なのは、台帳に持つ項目と、状態の進み方（流れ）を、先に決めておくことです。
筆者はこれまで、ある協会の代理店募集から契約・研修・自立までを、LINEとLステップで半自動化してきました（守秘のため団体名・関係者名は伏せます）。その中心が、「誰が・どこの社長で・今どの段階で・どこで詰まっているか」を一元的に見える台帳を作ることでした。この経験から、進捗の見える化の作り方を書きます。
顧客管理の機能の説明は、ほかのサイトにもあります。ここでお伝えしたいのは、その先——進捗を”台帳”にして、対応漏れと離脱を防ぐ設計です。
よくあるつまずき：付けて終わりで、対応漏れが消えない
進捗管理でつまずくのは、だいたい次のところです。
- 誰が何待ちか、追えない：人数が増えると、状況が担当者の記憶頼りになります。
- 対応漏れ・重複が起きる：とくに複数人で対応していると、抜けやダブりが出ます。
- マークを付けて終わりになる：状態は付けたのに、「だから次に何をするか」につながらない。
- 二重管理になる：別の表にも書き写していて、どちらが正しいか分からなくなる。
これらの多くは、「どんな項目を持ち、状態がどう進むか」を決めずに、思いつきでマークを付けていることが原因です。だから、先に台帳の形を決めます。
まず「案件台帳」の項目を決める
Lステップを台帳にする第一歩は、何を記録するか（項目）を決めることです。お客さま・案件ごとに、次のような項目を持たせます。
- 誰か：名前・連絡先・どこから来たか。
- どんな案件か：何を希望しているか、規模やエリアなど。
- 今どの段階か：問い合わせ・商談済み・手続き中・完了、など。
- 詰まっているか：今、何待ちで止まっているか。
ポイントは、「今どの段階か」と「詰まっているか」を、欠かさず入れておくことです。この2つがあるだけで、「全体のどこに、止まっている人がいるか」が見えるようになります。逆に、ここがないと、台帳はただの名簿で終わります。
状態の「進み方」を決める——自動通知から対応マークまで
項目の次は、状態がどう進むか（流れ）を決めます。筆者の運用では、次のような流れにしていました。
- お客さまが回答フォームに記入する（必要な情報をセルフで入れてもらう）。
- 記入が来たら、担当者へ自動で通知が飛ぶ（取りこぼしを防ぐ）。
- 担当者が内容を確認し、状態（対応マーク）を変える（未対応→対応中→完了）。
- 確認が済んだら、次の工程へ自動で進める（案内や見積りの送付など）。
この流れがあると、担当者は「確認して、状態を変える」ことに集中できます。情報は自動で集まり、通知も自動で飛ぶので、対応漏れが起きにくくなります。当時のことを、ご本人の言葉で紹介します。
導入する前は、誰がどの段階にいるか、担当者の記憶頼りでした。状態を管理するようにしてからは、「どこで詰まっているか」が一目で分かるようになりました。詰まっている人にだけフォローを当てられる。育成は「全員を均等に見る」のではなく、「詰まっている人を見つけて押す」ゲームだと分かりました。
「誰が何待ちか分からない」「対応漏れが起きる」という方へ。 今のお客さまや案件の管理の仕方をうかがえば、どんな台帳にし、状態をどう流せば対応漏れが消えるかを具体的にお伝えします。
詰まりを見える化して、「詰まった人だけ」を押す
台帳に「今どの段階か」「詰まっているか」が入っていると、止まっている人だけを抜き出せます。 たとえば「手続き中のまま、3日動いていない人」を一覧にして、そこにだけフォローを当てる。
全員を均等に追いかけると、人手はすぐ足りなくなります。止まっている人にだけ、ピンポイントで手をかける。 これができると、限られた人手でも離脱を防げます。台帳の目的は、「きれいに記録すること」ではなく、「押すべき人を、すぐ見つけられること」です。
やる気が高いうちに、待たせず進ませる
もう1つ、台帳と合わせて大事なのが、「やる気が高いうちに進ませる」ことです。当時のことを、ご本人の言葉で紹介します。
「やります」と気持ちが固まった直後が、いちばん温度が高いんです。そこで待たせず、回答フォームでセルフに進んでもらうことで、事務の遅れによる温度の低下や離脱を防げました。人手の事務が遅いと、ここを取りこぼしてしまいます。
気持ちが温まった瞬間に、事務で待たせると冷めてしまう。だから、セルフで進める導線を用意し、状態は自動で動かす。台帳と自動通知は、この「待たせない」を支える土台でもあります。
落とし穴：マークを付けて終わり・二重管理
最後に、よくある落とし穴を2つ。
- 対応マークを付けて終わりにしない：状態を変えたら、「次に誰が何をするか」までを決めておきます。状態は、次の動きを呼び出すためのものです。
- 二重管理にしない：別の表にも書き写すと、どちらが正しいか分からなくなります。Lステップの台帳を”正しい原本”と決め、そこを見るようにします。
自社で進捗を台帳にするチェックリスト
- 記録する項目を決める 誰か・どんな案件か・今どの段階か・詰まっているか、を持たせます。
- 「今どの段階か」と「詰まっているか」を入れる この2つで、止まっている人が見えるようになります。
- 状態の進み方を決める フォーム→自動通知→確認→状態変更→次工程、の流れを作ります。
- 詰まった人だけを抜き出して押す 全員均等でなく、止まっている人にフォローを集めます。
- マークを付けて終わりにしない／二重管理しない 状態は次の動きにつなげ、台帳は1つを原本にします。
まとめ：Lステップを「案件台帳」にする
- Lステップは、「誰が・今どの段階で・どこで詰まっているか」を見える案件台帳にできる
- 対応マークを付けるだけでは対応漏れは消えない。項目と状態の流れを先に決める
- 詰まっている人だけを抜き出して押すと、限られた人手でも離脱を防げる
- やる気が高いうちに、待たせず進ませる。状態は自動で動かす
- マークを付けて終わりにせず、台帳は1つを原本にする
顧客管理の機能そのものは、調べれば分かります。難しいのは、進捗を”台帳”にして、対応漏れと離脱を防ぐ設計です。ここが組めると、Lステップは「配信の道具」から「案件が見える台帳」に変わります。
代理店やパートナーの受け入れ全体をLINEで半自動化する話は、別の記事でくわしく書きました。あわせてどうぞ。
👉 代理店募集後のオンボーディングをLINEで半自動化する——”全員均等”をやめ、詰まった人だけ押す進捗管理の実例
「うちの案件管理、台帳にできる？」を相談したい方へ。 今の進捗の追い方をうかがえれば、台帳の項目と状態の流れを具体的にお答えします。
この記事を書いた人 高山 暁｜LINE公式アカウント×Lステップの構築・運用代行 代理店の募集から契約・研修・自立までを、回答フォーム→自動通知→ステータス管理の流れで半自動化し、進捗を一元的に見える台帳として運用してきました。1アカウント・入口223本・友だち4,559人の管理を3年継続中。複数の業種のLステップ実案件に従事。
公開日：2026-06-17
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